So planst du die Sitzordnung für deine Feier

Wer ist beim Essen dabei?

Trenne feste Zusagen von offenen Einladungen. Notiere auch, wer tatsächlich am gemeinsamen Essen teilnimmt. Gäste, die erst später kommen, brauchen zu diesem Zeitpunkt keinen gedeckten Platz. Kinder, Begleitpersonen und gegebenenfalls mitessende Dienstleister müssen dagegen von Anfang an mitgezählt werden.

Führe eine gemeinsame Gästeliste statt mehrerer verschiedener Fassungen. Für den Anfang reichen Name oder Kürzel, Teilnahme am Essen, zugehörige Gruppe und besondere Platzwünsche. Menüwünsche kannst du in einer eigenen Spalte ergänzen. Persönliche Angaben gibst du nur an die Menschen weiter, die sie für die Organisation brauchen.

Kennzeichne den aktuellen Stand deiner Liste. Bei einer späteren Zusage prüfst du, ob nur ein Name ergänzt wird oder noch Material fehlt. Ein freier Platz in der Zeichnung bedeutet nicht automatisch, dass dort schon ein Stuhl und Geschirr bereitstehen.

Welche Gäste sollen zusammensitzen?

Beginne mit Familien, Paaren und Freundeskreisen, die zusammenbleiben möchten. Überlege danach, welche kleinen Gruppen gut an einen gemeinsamen Tisch passen könnten. Du musst nicht jede Beziehung durchplanen. Wichtig ist, dass niemand unbeabsichtigt allein sitzt und besondere Wünsche berücksichtigt werden.

Eine Gruppe mit zehn Personen passt nicht automatisch an jeden Tisch für acht bis zehn Gäste. Hast du mit deinem Stuhlmodell acht passende Plätze geprüft, bleibe zunächst dabei. Für die größere Gruppe kommen etwa zwei benachbarte Tische infrage. Alternativ prüfst du eine andere Aufstellung, statt zwei Stühle einfach dazuzustellen.

Drei plus fünf ergibt zwar acht, aber noch keine passende Tischgruppe. Kläre die wichtigsten Wünsche deshalb persönlich. Für viele Feiern reicht es, den Gästen einen Tisch zuzuweisen. Sie können dann selbst wählen, neben wem sie innerhalb der Gruppe sitzen.

Wie viele Tische brauchst du?

Teile die Gästezahl durch die geplanten Plätze je Tisch und runde auf. Bei 58 Gästen und acht Plätzen pro Tisch brauchst du acht Tische. Insgesamt wären dort 64 Plätze möglich. Du musst aber nicht automatisch 64 Stühle und Gedecke bestellen, wenn nur 58 gebraucht werden.

Verteile die Gäste möglichst so, dass keine winzige Restgruppe entsteht. In diesem Beispiel können sechs Tische je sieben Personen aufnehmen und zwei je acht. Das ergibt zusammen 58 Gäste. Ob diese Gruppen zusammenpassen, zeigt deine Gästeliste; die Zeichnung hilft nur beim Zählen.

Mit zehn Plätzen pro Tisch reichen rechnerisch sechs Tische. Bevor du diese Variante wählst, prüfe sie mit den gewünschten Stühlen und Gedecken. Die Produktangabe acht bis zehn Personen ist ein erster Anhaltspunkt. Die kleinere Tischzahl allein ist kein Grund, Gäste enger zu setzen.

Passen die Tischgruppen in den Raum?

Zeichne die Tische mit ihren echten Maßen ein. Runde DISHCO-Tische haben hier 183 Zentimeter Durchmesser. Der eckige Banketttisch misst 243 × 100 Zentimeter. Ergänze die Stühle und den Platz zum Aufstehen, statt nur die Tischplatten einzuzeichnen.

Markiere Eingang, Buffet, Getränke und gegebenenfalls die Tanzfläche. Gehe den Weg von einzelnen Sitzplätzen zu diesen Zielen durch. Müssen Gäste dabei zwischen besetzten Stühlen hindurch? Stimme solche Stellen und die nötigen freien Wege mit der Location ab.

Bei einer langen Tafel kannst du einzelne Abschnitte bestimmten Gruppen zuordnen. Zähle trotzdem alle Plätze neu, wenn du Tische zusammenschiebst. An den Verbindungen fallen die inneren Plätze an den Tischenden weg. Drei einzelne Tische mit je acht Plätzen ergeben deshalb nicht automatisch eine Tafel für 24.

Besondere Platzwünsche gleich berücksichtigen

Frage die betroffenen Gäste direkt, welcher Platz ihnen hilft. Ein Platz am Rand kann leichter erreichbar sein. Die Person sollte aber auch bei ihren gewünschten Sitznachbarn bleiben können. Plane den Zugang und die Zugehörigkeit zur Gruppe gemeinsam.

Ein Rollstuhl braucht möglicherweise mehr Platz als ein gewöhnlicher Stuhl. Prüfe den Weg, den Raum unter dem Tisch und die erreichbare Tischfläche. Die bekannten Außenmaße beantworten diese Fragen nicht vollständig. Stimme die passende Lösung deshalb mit der Person und der Location ab.

Denke bei Familien auch an Kinderwagen oder eine andere benötigte Sitzlösung. Stelle solche Dinge nicht einfach in den nächsten Gang. Manche Gäste müssen während des Essens häufiger aufstehen und wünschen einen leicht erreichbaren Platz. Frage nach diesem Bedarf, statt ihn allein vom Alter abzuleiten.

Einen Tisch zuweisen oder jeden Platz festlegen?

Mit einer Tischzuweisung lässt du Gästen innerhalb ihrer Gruppe die freie Platzwahl. Für ein lockeres Essen kann das genügen. Feste Einzelplätze helfen, wenn bestimmte Menschen nebeneinandersitzen sollen oder das Catering sie für den Service braucht. Kläre diesen Bedarf, bevor du Zeit in jeden einzelnen Platz steckst.

Für die Namen kannst du Papierkarten, eine Tabelle oder ein Sitzplan-Programm verwenden. Die Planungshilfe hier zählt Gäste und Tischgruppen. Sie speichert keine Gästeliste und erlaubt keine Verteilung einzelner Namen. Halte diese Zuordnung deshalb in deinem eigenen Plan aktuell.

Eine einfache Tabelle enthält Tischname, mögliche Plätze, zugeordnete Gäste und noch freie Plätze. Verwende dieselben Tischnamen im Raumplan, auf dem Aushang und in der Catering-Liste. So wissen alle, was mit Tisch C gemeint ist. Beschreibungen wie der dritte Tisch von links können dagegen leicht missverstanden werden.

• Gib jedem Tisch einen eindeutigen Namen oder eine Nummer.
• Verteile feste Plätze erst, wenn Tische und Stühle passen.
• Markiere freie Plätze und prüfe die nötige Möbel- und Geschirrmenge.
• Bewahre den aktuellen Plan getrennt von alten Entwürfen auf.

Was tun bei einer späten Zu- oder Absage?

Suche bei einer zusätzlichen Person zuerst die passende Gruppe. Prüfe dann, ob dort wirklich noch ein Platz frei ist. Falls nötig, kannst du ein Paar oder eine kleine Gruppe gemeinsam verschieben. So bleibt die Änderung überschaubar und niemand muss allein an einen fremden Tisch wechseln.

Bei einer Absage darf ein Platz auch frei bleiben. Streiche nicht sofort einen ganzen Tisch, nur weil die Gesamtzahl nun kleiner ist. Vielleicht müsstest du dafür mehrere passende Gruppen auseinanderreißen. Entscheide nach Gästeliste und Raumplan, nicht nur nach der Division.

Lege fest, wer Änderungen sammelt und den Plan weitergibt. Bis wann sich Möbelmengen noch ändern lassen, steht in der konkreten Vereinbarung. Dafür gibt es hier keine allgemeine Frist. Eine feste Ansprechperson hilft, damit Aufbau und Catering nicht mit verschiedenen Listen arbeiten.

Welchen Plan gibst du an wen weiter?

Das Aufbauteam braucht Tischmodelle, Tischzahlen, Positionen und die Stuhlzahl je Gruppe. Das Catering bekommt zusätzlich die für den Service vereinbarten Angaben. Für Gäste reicht eine gut lesbare Zuordnung zu ihrem Tisch. Nicht alle müssen deine vollständige Arbeitsliste erhalten.

Lass den Raumplan vor der endgültigen Bestellung von der Location prüfen. Für die Möbelanfrage ergänzt du Ort, Termin, Produkte und Mengen. Markiere offene Zusagen und Fragen zu einer Stuhlkombination. Dann lässt sich genau das klären, was noch fehlt.